Algemene voorwaarden

Versie: 24.1

Datum van inwerkingtreding: 09-04-2024

1.           Inleiding

Het bestuur van stichting Jeugd Vakantiewerk Heesch, hierna Mini Heesch, heeft een aantal regels opgesteld om het evenement Mini Heesch zo soepel, gezellig en veilig mogelijk te laten verlopen. Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld met de bedoeling om duidelijkheid te verschaffen vanuit de stichting en de regels die gelden tijdens Mini Heesch.

2.           Wijzigingen reglement

Het reglement is tot stand gekomen door besluiten die zijn genomen binnen de organisatie. Wijzigingen of toevoegingen in het reglement kunnen alleen worden aangebracht door besluitvorming in het bestuur.

3.           Besluitvorming in het bestuur

Een besluit wordt aangenomen als er een meerderheid van stemmen in het bestuur aanwezig is. Met meerderheid wordt bedoeld de helft van het aantal aanwezige bestuursleden, die een stem uitbrengen, plus 1. Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4.           Leeftijdsbegrenzing

• Bestuur

Bestuursleden moeten minimaal 18 jaar zijn om in aanmerking te komen voor toetreding tot het bestuur.

• Leiding
  • Groepsleiding

Iedere groep kinderen heeft tijdens Mini Heesch minimaal 1 groepsleider van 16 jaar of ouder, die de verantwoording neemt voor de groep. Afhankelijk van de groepsgrootte zijn meer groepsleiders verplicht, die samen de verantwoording over de groep dragen.

• Aantal groepsleiders

Onderstaande tabel weergeeft het vereiste aantal groepsleiders:

Groep	1-6 kinderen	7-16 kinderen	17-24 kinderen	> 25 kinderen
	Aantal leiding	Aantal leiding	Aantal leiding	Aantal leiding
1/2	2	3	4	5
3/4	1	2	3	4
5/6	1	2	3	4
7/8	1	2	3	4

Naast het verplichte aantal leidingen per groep, kan er door de organisatie hulpleiding worden toegevoegd aan de groepen.

• Contactpersoon

Iedere groep heeft tijdens Mini Heesch één contactpersoon. Deze contactpersoon wordt toegevoegd aan een whatsapp-groep zodat de organisatie informatie met hen kan delen. De contactpersoon is verantwoordelijk voor het delen van de informatie

• Afmelden en vervanging

Indien je bent ingedeeld als groepsleiding en je bent niet in staat aanwezig te zijn dien je samen met de andere ouders in je groep een vervangende begeleider te regelen.  De vervangende begeleider mag nog niet op jouw moment zijn ingedeeld.

• No-shows

Indien je als begeleider of vrijwilliger niet komt opdagen, kan dit de veiligheid van de kinderen in je groep in gevaar brengen. Indien bij een ontruiming of calamiteit blijkt dat niet iedereen veilig is van jouw groep, ligt de verantwoordelijkheid hoofdelijk bij de begeleider / vrijwilliger die niet is komen opdagen. Alle begeleiders worden opgegeven aan de verzekering in geval van calamiteiten.

Indien meermaals het ontbreken van voldoende begeleiding geconstateerd wordt, kan dit een uitsluiting voor verdere deelname tot gevolg hebben.

• Hulpleiding
  • Vanaf de middelbare school kun je je aanmelden als hulpleiding.
  • Het is mogelijk om je maatschappelijke stage binnen Mini Heesch te lopen. Je maatschappelijke stage zal bestaan uit het ondersteunen van een groep als hulpleiding. Eventuele stage overeenkomsten dienen te worden gestuurd naar vrijwillgers@miniheesch.nl met als onderwerp MAS stage. Op vrijdag middag zal een evaluatiemoment zijn, waarbij ervaringen besproken worden en formulieren ondertekend.
  • Afmelden

Mocht je ziek of vanwege familieomstandigheden niet aanwezig kunnen zijn, dan dien je je af te melden bij de contactpersoon van de groep die je begeleid.

• Kinderen

Deelname aan Mini Heesch is enkel mogelijk voor kinderen in de basisschoolleeftijd en wonende te Heesch of naar een basisschool in Heesch gaan.

4.5 Ondersteunende vrijwilligers

Hulp van vrijwilligers voor ondersteuning wordt zeer gewaardeerd, zij hebben echter geen bevoegdheid tot het nemen van beslissingen of het leiden van groepen. Ondersteunende vrijwilligers dienen minimaal 16 jaar te zijn.

 

5.           Kindervakantieweek

• Inschrijving Mini Heesch
  • Inschrijving is mogelijk voor kinderen op de basisschool voor de groepen 1 tot en met 8 en alleen gedurende de inschrijftermijn.
  • Geldt alleen voor kinderen die wonen in Heesch of kinderen die naar een basisschool in Heesch gaan.
  • Het inschrijven van kinderen is enkel mogelijk via de digitale inschrijfformulieren. Deze zijn terug te vinden op de website miniheesch.nl.
  • Inschrijven kan enkel tijdens de inschrijfperiode. Na het sluiten van de inschrijfperiode is het niet meer mogelijk om kinderen in te schrijven.
  • Bij inschrijving van het kind voor Mini Heesch dient een eenmalige bijdrage te worden voldaan om het verschuldigde inschrijfgeld te voldoen. Zonder betaling komt de aanmelding te vervallen. De hoogte van het inschrijfgeld is terug te vinden op miniheesch.nl.
  • Restitutie van inschrijfgelden is niet mogelijk.
  • Bij inschrijving van het kind geeft de ouder/verzorger ons toestemming om de gegevens van het ingeschreven kind te bewerken en te beheren in een database. Zie hiervoor ook onze privacyverklaring op miniheesch.nl

• Gedragsregels
  • Pesten, discriminatie en wangedrag wordt door de organisatie niet getolereerd. Mini Heesch draait om plezier voor alle deelnemers en vrijwilligers.

Het bestuur gaat er vanuit dat een ieder elkaar met respect behandelt. Onder wangdrag wordt het volgende verstaan:

• Bedreiging en/of gebruik van geweld;
• Het bewust verwonden/letsel toebrengen aan kind(eren) en/of een vrijwilliger;
• Bewust aanbrengen van schade/vernieling;
• Wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld;
• Onzedelijk gedrag zoals bijvoorbeeld onzedelijk betasten en/of aanranden;
• Of ander gedrag, dat door de organisatie als niet acceptabel wordt ervaren.
• Pesten en/of discriminatie worden niet getolereerd!

Bij het niet naleven van de gestelde regels of wanneer storend of gevaarlijk gedrag ontstaat, zijn wij genoodzaakt de ouders hierover in te lichten.

• Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een kind direct de verdere deelname aan de kindervakantieweek te ontzeggen.
• Vrijwilligers als groepsleiding
  • De vrijwilligers welke optreden als groepsleiding zijn verantwoordelijk voor hun groep gedurende de gehele Kindervakantieweek.
  • De hulpleiding voor ondersteuning van groepen wordt zeer gewaardeerd, zij hebben echter geen bevoegdheid tot het nemen van beslissingen. Zij moeten altijd de groepsleiding raadplegen.

• Avondspel en overnachten
  • Kinderen uit de groepen 7 en 8, en hulpleiding kunnen deelnemen aan het avondspel en overnachten.
  • Overnachten is enkel mogelijk indien het kind ook deelneemt aan het avondspel.
  • Overnachten is enkel mogelijk voor hulpleiding als zij ook deelnemen aan het avondspel.
  • Het avondspel en de overnachting staan gepland voor woensdagavond.
  • Groepen zijn verplicht om leiding tijdens het avondspel en overnachten te regelen.
  • Voor de overnachting gelden er regels en in het geval een kind zich niet aan houdt, is het bestuur genoodzaakt de ouders te contacteren om het kind naar huis te sturen (ook in de nacht).

• Hiërarchie

Hiërarchie in besluitvorming van hoog tot laag tijdens Mini Heesch is als volgt: bestuur – werkgroepleden – groepsleiding.

• Medicatie en allergieën

Indien je kind medicatie dient te gebruiken tijdens Mini Heesch of een allergie heeft dien je dit bij de inschrijving door te geven. Ouders dienen er zelf voor te zorgen dat medicatie (in overleg met groepsleiding) tijdig wordt gegeven.

• Ongeval

Indien er een ongeval heeft plaatsgevonden tijdens Mini Heesch zal zo spoedig mogelijk contact met je worden opgenomen. Dit zal gebeuren op het telefoonnummer dat je tijdens de inschrijving hebt opgegeven. Mochten de gevolgen van een ongeval het vereisen, naar mening van het bestuur van Mini Heesch, zal direct medische hulp worden ingeschakeld. Eventuele kosten die hier uit kunnen volgen zijn voor rekening van de ouders van het kind.

• Foto/video opnamen

Tijdens Mini Heesch worden foto’s en video’s gemaakt en (mogelijk) geplaatst op de website van Mini Heesch en het YouTube kanaal van Mini Heesch. Als je je kind inschrijft, stem je automatisch hiermee in.

6.           Groepsindeling

• De groepen tijdens de week zijn ingedeeld in groep 0-1-2, groep 3-4, groep 5-6, groep 7-8.
• De groepsgrootte voor de kinderen is maximaal 25 kinderen. Grotere groepen gaan enkel in overleg met de commissie inschrijvingen.
• Voor punt 6.1 en 6.2 geldt dat het bestuur hierop een uitzondering kan maken.

7.           Aansprakelijkheid

• Het bestuur en de vrijwilligers zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor enigerlei geleden schade welke is ontstaan gedurende Mini Heesch, deelname geschiedt geheel op eigen risico.
• De organisatie is nimmer aansprakelijk voor vermissing van en/of schade aan persoonlijke eigendommen van deelnemers, vrijwilligers, (hulp)leiding en stagiaires.

8.           Terrein

De kindervakantieweek wordt georganiseerd in natuurpark ‘t Bomenpark. Dit park biedt voor ons de mogelijkheid om een mooie week voor eenieder neer te zetten. Hierbij houden we natuurlijk wel rekening met de volgende zaken:

• Kinderen dienen binnen het door het bestuur bepaalde gebied te blijven. Er worden geen takken afgebroken en ook van de kikkers en andere dieren blijven we af. Een ieder dient respect te hebben voor de natuur. Schade aan bomen of voorzieningen in het Bomenpark zijn niet toegestaan en kunnen leiden tot uitsluiting van verdere deelname.
• Indien kinderen zich buiten het terrein begeven, zullen zij en de groepsleiding hier op aangesproken worden, de namen van de kinderen worden genoteerd. Bij een 2^de constatering kan een uitsluiting van verdere deelname volgen.
• Afval wordt in de daarvoor bestemde afvalbakken gedeponeerd. Na afloop van de kindervakantie week gaan we de beschikbaar gestelde plaats af om te zorgen dat er geen rommel op het terrein ligt.
• We houden de toiletten schoon. Hier wordt geen water gehaald. Water wordt door de groepsleiding gehaald bij de daarvoor bestemde kranen.
• Verzamelplaats
  • De kinderen worden bij het vooraf bepaalde verzamelpunt gebracht en gehaald door de ouders/verzorgers. Er worden geen kinderen gehaald en gebracht op het Mini Heesch terrein zelf.
  • Is het noodzakelijk dat een kind eerder gaat of later komt dan dient dit vooraf worden doorgegeven aan de groepsleiding.
• Toegang

Mini Heesch is gerechtigd om zonder enige opgaaf van redenen personen toegang tot het Mini Heesch terrein te ontzeggen. Met het Mini Heesch terrein wordt bedoeld: de locaties die door Mini Heesch gedurende de voorbereidingen van de kindervakantieweek en tijdens de uitvoering van de week zijn gereserveerd.

9.           Parkeren

• Voor het terrein van Mini Heesch zijn enkele parkeervakken beschikbaar, deze zijn uitsluitend voor het bestuur.
• Voor de weg vanaf het parkeerterrein naar het Mini Heesch terrein geldt dat er alleen stapvoets mag worden gereden, met een max snelheid van 5 km/u.
• Vrijwilligers en bezoekers van Mini Heesch kunnen hun auto parkeren op het parkeerterrein aan de Landerstraat.
• Om zo min mogelijk verkeersoverlast te veroorzaken voor het restaurant het Bomenpark en de bewoners van de omliggende wijken, vragen wij je om zoveel mogelijk met de feest Mini Heesch te bezoeken en je kind te halen en/of brengen.
• De fietsenstalling is op het terrein van de kindervakantieweek. Deze staat duidelijk aangegeven en hier dien je dan ook je fiets te stallen.

10.     Roken en alcohol

• Wij staan achter de afspraak NIX, niet roken en niet drinken tot 18 jaar.
• Alcohol is tijdens de kindervakantieweek verboden.
• Roken kan indien nodig op de daarvoor aangegeven plaats.

11.     Afgelastingen

• De organisatie kan bij onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld extreem slecht weer, het besluit nemen de Jeugdvakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten. Informatie hierover delen wij direct via een Whatsapp-bericht aan alle contactpersonen.
• Bij afgelastingen zijn wij helaas niet in de mogelijkheid om het inschrijfgeld terug te betalen.

12.     Veiligheid

• Veiligheid voor de kinderen staat altijd voorop. Alle dagen is er op de locaties EHBO aanwezig.
• Kinderen die niet in het bezit zijn van een zwemdiploma kunnen niet deelnemen aan wateractiviteiten. Het bestuur bepaalt wanneer kinderen mogen deelnemen aan een wateractiviteit.
• De activiteiten van Mini Heesch vinden plaats in een bosrijke omgeving waarbij het bouwen van hun hutten, sport en spel centraal staan. Zorg ervoor dat je kind passende kleding en schoenen (dicht en stevige zool) draagt, dat past bij de weersvoorspelling en dagactiviteit. Vergeet ook zeker niet je kind in te smeren indien nodig.
• Tijdens de markt en het dagje uit zijn er verkeersregelaars aanwezig om op drukke punten het verkeer in goede banen te leiden.

13.     Persoonlijke spullen

• Alle persoonlijke items dien je te voorzien van de naam van je kind. Mocht deze tijdens de week verloren raken, dan kun je bij de gevonden voorwerpen bekijken of het is gevonden. De gevonden voorwerpen zijn te vinden bij de uitgifte tent.
• Stichting Jeugdvakantiewerk Heesch is op geen enkele wijze aansprakelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke items.
• Gevonden voorwerpen die niet afgehaald zijn worden aan het einde van de week, aan het begin van de vrijdagmiddag gedeeld op onze socials. Je krijgt tot het einde van de middag (17:00) tijd om de spullen af te halen. Daarna zullen de gevonden voorwerpen worden afgevoerd als afval.

14.     Slotbepaling

In alle gevallen, waarin de reglementen of statuten van Stichting Jeugdvakantiewerk Heesch geen sluitende oplossing bieden voor een gerezen probleem of vraag, zal het bestuur een besluit nemen naar de dan geldende maatstaven en met de op dat moment aanwezige kennis welke bindend is voor alle betrokkenen.