Versie 24.1 | Datum van inwerkingtreding: 09-04-2024
1. Inleiding
Het bestuur van stichting Jeugd Vakantiewerk Heesch, hierna Mini Heesch, heeft een aantal regels opgesteld om het evenement Mini Heesch zo soepel, gezellig en veilig mogelijk te laten verlopen. Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld met de bedoeling om duidelijkheid te verschaffen vanuit de stichting en de regels die gelden tijdens Mini Heesch.
2. Wijzigingen reglement
Het reglement is tot stand gekomen door besluiten die zijn genomen binnen de organisatie. Wijzigingen of toevoegingen in het reglement kunnen alleen worden aangebracht door besluitvorming in het bestuur.
3. Besluitvorming in het bestuur
Een besluit wordt aangenomen als er een meerderheid van stemmen in het bestuur aanwezig is. Met meerderheid wordt bedoeld de helft van het aantal aanwezige bestuursleden, die een stem uitbrengen, plus 1. Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
4. Leeftijdsbegrenzing en begeleiding
Bestuur: bestuursleden moeten minimaal 18 jaar zijn. Groepsleiding: iedere groep heeft minimaal 1 groepsleider van 16 jaar of ouder. Afhankelijk van de groepsgrootte zijn meer groepsleiders verplicht. Hulpleiding: vanaf de middelbare school kun je je aanmelden als hulpleiding; ondersteunende vrijwilligers dienen minimaal 16 jaar te zijn. Kinderen: deelname is enkel mogelijk voor kinderen in de basisschoolleeftijd die wonen in Heesch of naar een basisschool in Heesch gaan.
Iedere groep heeft één contactpersoon, die wordt toegevoegd aan een WhatsApp-groep zodat de organisatie informatie kan delen. Ben je ingedeeld als begeleiding en niet in staat aanwezig te zijn, dan regel je samen met de andere ouders een vervangende begeleider.
5. Kindervakantieweek
Inschrijving: mogelijk voor de groepen 1 t/m 8, alleen gedurende de inschrijftermijn en via de digitale inschrijfformulieren op miniheesch.nl. Bij inschrijving wordt een eenmalige bijdrage (inschrijfgeld) voldaan; zonder betaling vervalt de aanmelding. Restitutie van inschrijfgelden is niet mogelijk.
Annulering: het bestuur is te allen tijde bevoegd om een inschrijving te annuleren, bijvoorbeeld bij onvolledige of onjuiste gegevens, het uitblijven van betaling of bij ernstig wangedrag. Reeds voldaan inschrijfgeld wordt in dat geval niet gerestitueerd.
Gedragsregels: pesten, discriminatie en wangedrag worden niet getolereerd. Mini Heesch draait om plezier voor alle deelnemers en vrijwilligers. Bij ernstig wangedrag behoudt de organisatie zich het recht voor om een kind de verdere deelname te ontzeggen. Het bestuur zal ook de ouders van het kind hierover inlichten.
Avondspel en overnachten: kinderen uit groep 7 en 8 en hulpleiding kunnen deelnemen aan het avondspel en de overnachting op woensdagavond. Overnachten is enkel mogelijk in combinatie met deelname aan het avondspel.
Medicatie en allergieën: geef dit door bij de inschrijving. Ouders zorgen er zelf voor dat medicatie (in overleg met de groepsleiding) tijdig wordt gegeven.
Foto/video: tijdens Mini Heesch worden foto's en video's gemaakt die gebruikt kunnen worden voor communicatieve en promotionele doeleinden. Door uw kind in te schrijven, verleent u toestemming voor dit gebruik.
6. Groepsindeling
De groepen zijn ingedeeld in groep 0-1-2, groep 3-4, groep 5-6 en groep 7-8. De maximale groepsgrootte is 25 kinderen; grotere groepen gaan enkel in overleg met de commissie inschrijvingen. Het bestuur kan hierop een uitzondering maken.
7. Aansprakelijkheid
Het bestuur en de vrijwilligers zijn niet hoofdelijk aansprakelijk voor schade die ontstaat gedurende Mini Heesch; deelname geschiedt geheel op eigen risico. De organisatie is nimmer aansprakelijk voor vermissing van of schade aan persoonlijke eigendommen.
8. Terrein
De kindervakantieweek wordt georganiseerd in natuurpark 't Bomenpark. Kinderen blijven binnen het door het bestuur bepaalde gebied en hebben respect voor de natuur. Afval wordt in de daarvoor bestemde afvalbakken gedeponeerd. Kinderen worden bij het vooraf bepaalde verzamelpunt gebracht en gehaald door de ouders/verzorgers, niet op het Mini Heesch terrein zelf.
9. Parkeren
Vrijwilligers en bezoekers parkeren op het parkeerterrein aan de Landerstraat. Om verkeersoverlast te beperken vragen wij je zoveel mogelijk met de fiets te komen. De fietsenstalling bevindt zich op het terrein.
10. Roken en alcohol
Wij staan achter de afspraak NIX: niet roken en niet drinken tot 18 jaar. Alcohol is tijdens de kindervakantieweek verboden. Roken of vapen kan indien nodig op de daarvoor aangegeven plaats.
11. Afgelastingen
Bij onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld extreem slecht weer, kan de organisatie besluiten de Jeugdvakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten. Informatie hierover delen wij direct via een WhatsApp-bericht aan alle contactpersonen. Bij afgelastingen is restitutie van het inschrijfgeld helaas niet mogelijk.
12. Veiligheid
Veiligheid voor de kinderen staat altijd voorop. Alle dagen is er EHBO aanwezig. Kinderen zonder zwemdiploma kunnen niet deelnemen aan wateractiviteiten. Zorg voor passende kleding en stevige, dichte schoenen die aansluiten bij de weersvoorspelling en dagactiviteit.
13. Persoonlijke spullen
Voorzie alle persoonlijke items van de naam van je kind. Gevonden voorwerpen zijn te vinden bij de uitgiftetent. Stichting Jeugdvakantiewerk Heesch is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke items.
14. Slotbepaling
In alle gevallen waarin de reglementen of statuten geen sluitende oplossing bieden, neemt het bestuur een besluit naar de dan geldende maatstaven, dat bindend is voor alle betrokkenen.